근태·연차 관리, 엑셀로 버티다 생기는 문제와 자동화 기준

연차 계산은 생각보다 자주 틀린다

입사 1년 미만은 매월 개근 시 1일, 1년 이상은 15일에 2년마다 1일씩 가산, 회계연도 기준으로 운영하면 입사일 기준과 차이 조정 — 규칙 자체가 복잡한 데다 중도 입퇴사자가 섞이면 엑셀 수식으로는 금방 어긋납니다.

틀린 연차는 퇴사 정산에서 드러나고, 대개 회사가 더 주는 쪽이 아니라 분쟁이 되는 쪽으로 드러납니다.

기록이 없으면 회사가 불리하다

근로시간·휴게시간·연장근로에 대한 다툼이 생기면 입증 책임은 사실상 회사에 있습니다. 출퇴근 기록이 수기 대장이나 담당자 기억에 남아 있으면 방어할 수 없습니다.

반대로 시스템에 기록이 남아 있으면 대부분의 분쟁은 시작되지도 않습니다.

자동화 도입 시 확인할 다섯 가지

① 회계연도·입사일 기준을 둘 다 지원하는가 ② 중도 입퇴사자 비례 산정이 되는가 ③ 휴가 신청이 전자결재와 연결돼 승인 즉시 연차가 차감되는가 ④ 잔여 연차를 직원이 직접 조회할 수 있는가(문의가 사라집니다) ⑤ 급여 계산으로 연결되는가.

특히 ③이 끊겨 있으면 결재는 전자인데 연차 대장은 여전히 수기라, 일이 줄지 않고 늘어납니다.

먼저 정리해야 할 것

시스템보다 규정이 먼저입니다. 연차 부여 기준(입사일/회계연도), 반차 단위, 미사용 연차 처리 방식 세 가지만 문서로 확정하면 나머지는 설정으로 끝납니다.

자주 묻는 질문