엑셀 재고관리, 언제 한계가 오나 — 이관 시점과 방법

엑셀이 무너지는 네 가지 신호

① 파일이 여러 벌로 갈라진다(최종_최종_수정본) ② 실물 재고와 장부 재고가 자주 어긋난다 ③ "지금 얼마 있어?"에 즉답이 안 된다 ④ 담당자가 자리를 비우면 아무도 파일을 못 본다.

하나라도 해당되면 이미 비용이 발생하고 있습니다. 재고 오차는 결품(매출 손실) 또는 과잉재고(현금 묶임)로 바로 이어집니다.

옮길 때 가장 흔한 실패 — 한 번에 다 옮기기

전 품목·전 창고를 한 번에 이관하면 초기 데이터 정합성 문제로 현장이 마비됩니다. 실사 기준일을 정하고, 그날의 실물 수량을 기초재고로 삼아 그 이후 입출고만 시스템으로 처리하는 방식이 안전합니다.

과거 이력은 엑셀 파일로 보관하고, 시스템에는 넣지 않아도 됩니다.

이관 순서

① 품목 코드 정리(중복·이명 통합이 가장 오래 걸립니다) ② 창고·로케이션 정의 ③ 실사로 기초재고 확정 ④ 입출고를 시스템에서만 처리 ⑤ 한 달 뒤 재실사로 정합성 검증.

④가 지켜지지 않고 엑셀과 병행하면 반드시 어긋납니다. 이관 첫 달은 "엑셀 금지"를 규칙으로 못 박아야 합니다.

무엇이 달라지나

재고가 시스템에 들어오면 발주·출고·매출·회계가 한 줄기로 이어집니다. 재고 조회가 즉답이 되고, 창고 담당자가 자리를 비워도 회사가 멈추지 않습니다.

자주 묻는 질문