3PL·거래처와 일할 때, 엑셀과 전화 대신 무엇을 써야 하나

가장 흔한 구조 — 엑셀 파일과 전화

출고 요청은 엑셀로 보내고, 진행 상황은 전화로 묻고, 완료는 카톡으로 사진을 받습니다. 이 구조에서는 우리 시스템의 재고와 현장의 실물이 늘 어긋납니다. 어긋난 시점이 아니라 문제가 터진 시점에야 알게 됩니다.

외부 업체에 우리 ERP 계정을 줄 수는 없다

그렇다고 3PL 담당자에게 ERP 계정을 주면 우리 원가·거래처·매출까지 다 보입니다. 그래서 대부분 엑셀로 되돌아갑니다.

해법은 계정이 아니라 범위입니다. 그 업체가 처리할 건만 보이고, 처리 결과만 입력할 수 있는 별도의 좁은 화면(파트너 포털)을 열어주는 방식입니다.

무엇이 달라지나

출고 지시가 시스템에서 바로 전달되고, 완료 처리도 그 자리에서 됩니다. 우리 재고는 실시간으로 맞고, "그거 나갔나요?" 전화가 사라집니다. 누가 언제 처리했는지 기록이 남아 사고 원인도 즉시 추적됩니다.

도입 시 확인할 것

① 외부 사용자가 볼 수 있는 범위를 건별로 제한할 수 있는가 ② 그 제한을 화면이 아니라 서버가 강제하는가 ③ 업체가 별도 프로그램 설치 없이 쓸 수 있는가 ④ 처리 이력이 남는가.

②는 특히 중요합니다. 화면에서만 숨기는 방식은 URL만 바꿔도 뚫립니다.

자주 묻는 질문